Obbligo di informazione

Obbligo di informazione a clienti, soggetti interessati e fornitori

 

1. Chi è il titolare del trattamento dei dati personali e a chi posso rivolgermi?

 

Meffert AG Farbwerke
Klaus Meffert (Presidente del CdG), Dieter Meffert (Membro del CdG)
Sandweg 15
55543 Bad Kreuznach
Germania

Tel.: +49 (0) 671-870-0
E-mail: info@meffert.com

 

 

2. È possibile contattare il responsabile della protezione dei dati ai seguenti recapiti:

 

Markus Milferstedt

Meffert AG Farbwerke
Sandweg 15
55543 Bad Kreuznach
Germania

Telefono: +49 671-870-0
E-mail: datenschutzbeauftragter@meffert.com

 

3. Quali fonti e quali dati utilizziamo?
 

La gestione dei nostri rapporti commerciali implica il trattamento dei dati dei nostri fornitori di servizi/ fornitori/clienti. Nella misura in cui questi dati consentono di risalire a voi in quanto persone fisiche (ad esempio se instaurate un rapporto commerciale con noi in qualità di commercianti in proprio) si tratta di dati personali.

1. Dati anagrafici: Trattiamo dati basilari riferiti a voi personalmente e al nostro rapporto commerciale con voi che indichiamo complessivamente come dati anagrafici. Ne fanno parte in modo particolare tutte le informazioni

  • che voi ci avete indicato nel momento in cui è stato avviato il nostro rapporto commerciale o che noi vi abbiamo richiesto come appellativo, nome, azienda/istituzione, funzione, indirizzo postale, data di nascita, telefono, fax, indirizzo e-mail, sito web, codice cliente, dati di ordine e fornitura nonché
  • i dati che sono stati creati presso di noi in relazione all’instaurazione del rapporto commerciale (come dettagli dei contratti stipulati con voi).

2. Dati storici: trattiamo dati personali che vengono prodotti nel corso del nostro rapporto commerciale, che eventualmente derivano da una semplice modifica dei vostri dati anagrafici e che indichiamo come “dati storici”. Ne fanno parte in modo particolare

  • le informazioni relative ai servizi che avete fornito o avete ricevuto in base ai contratti stipulati;
  • le informazioni relative ai servizi che abbiamo fornito o abbiamo ricevuto in base ai contratti stipulati;
  • le informazioni che avete messo a nostra disposizione nel corso del rapporto commerciale, sia spontaneamente sia in seguito a una nostra richiesta;
  • dati personali che otteniamo nel corso del rapporto commerciale in altra maniera da voi o da terzi.

3. Nella misura consentita dalla legge potremmo anche archiviare dati personali di terzi tra i dati anagrafici e storici. Tra questi sono compresi ad esempio dati sulla situazione economica delle vostre attività aziendali ove necessario per la valutazione di rischi finanziari, come ad esempio mancati pagamenti.

4. Dichiarazioni in materia di protezione dei dati personali: dichiarazioni di consenso, di revoca, di opposizione, sul diritto di accesso, di rettifica, di limitazione del trattamento, sulla portabilità dei dati

5. Informazioni: le informazioni/pubblicazioni richieste da voi, le informazioni specializzate richieste da voi

 

 

4. Perché trattiamo i vostri dati e su quale fondamento giuridico?

Informiamo che raccogliamo, archiviamo trattiamo e utilizziamo i dati personali con la finalità di avviare, giustificare, instaurare e portare avanti rapporti di fornitura e contrattuali, tra cui fornitura, pagamento e ogni tipo di garanzia. I dati che raccogliamo da voi sono necessari per la stipula e l’esecuzione di un contratto. Non siete obbligati a mettere a disposizione i dati; tuttavia senza questi dati non possiamo concludere un contratto con voi (fondamento giuridico: articolo 6, paragrafo 1 b RGPD).

Inoltre raccogliamo, archiviamo, trattiamo e utilizziamo i dati per curare i rapporti con i nostri clienti e i nostri rapporti commerciali, per finalità di marketing e pubblicità dei nostri prodotti e servizi. Il nostro legittimo interesse per il trattamento dei vostri dati è quindi determinato dalla nostra aspirazione a far conoscere e vendere i nostri prodotti e servizi (fondamento giuridico: articolo 6, paragrafo 1 f RGPD). Altri legittimi interessi sono

  • l’identificazione di rischi economici - come i mancati pagamenti - in relazione ai nostri rapporti commerciali
  • l’accertamento di un diritto in sede giudiziaria e la difesa in caso di controversie legali;
  • la prevenzione e l’individuazione di reati;
  • il controllo e l’ulteriore sviluppo della nostra attività aziendale, inclusa la gestione del rischio.

Inoltre trattiamo dati che riceviamo da società di informazione creditizia allo scopo di verificare la solvibilità dei nostri clienti, fornitori, partner commerciali. Il nostro legittimo interesse deriva dal nostro interesse a ricevere per le nostre prestazioni la prestazione corrispettiva dovuta contrattualmente (fondamento giuridico: articolo 6, paragrafo 1 f RGPD).

Possiamo trattare i dati anagrafici e storici anche per adempiere ad obblighi legali a cui siamo soggetti ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1 c del RGPD. Detti obblighi legali comprendono soprattutto le dichiarazioni obbligatorie alle autorità competenti o i termini di conservazione imposti a norma delle leggi commerciali o fiscali.

Inoltre trattiamo i vostri dati in base a un esplicito consenso da parte vostra. In questo caso la finalità e la modalità del trattamento sono definite dalla vostra dichiarazione di consenso, che potrete revocare in qualsiasi momento.

 

 

5. Per quanto tempo saranno archiviati i vostri dati?

I dati saranno archiviati per la durata del rapporto commerciale con il cliente e fino allo scadere dei termini di conservazione imposti dalla garanzia e dalle disposizioni di legge. Nel caso del consenso, i dati saranno archiviati fino alla revoca del consenso stesso. Nel caso in cui l’interessato abbia accordato il proprio consenso all’ulteriore utilizzo dei dati, gli stessi non saranno cancellati.

Archiviamo i vostri dati personali solo fino a quando abbiamo un legittimo interesse a detta archiviazione e non prevalgono i vostri interessi a non proseguire l’archiviazione dei dati.

Anche in mancanza di un legittimo interesse possiamo continuare ad archiviare i dati quando vi siamo obbligati a norma di legge (ad esempio per adempiere a obblighi di conservazione). Cancelliamo i vostri dati personali anche senza alcuna azione da parte vostra non appena detti dati non sono più necessari per le finalità del trattamento oppure l’archiviazione non è più consentita a norma di legge per altri motivi.

Di norma i dati anagrafici e gli altri dati personali risultanti dal rapporto commerciale vengono archiviati almeno fino al termine del rapporto commerciale. I dati vengono cancellati al più tardi nel momento in cui è stata raggiunta la finalità della loro raccolta. Ciò può eventualmente anche avvenire dopo la conclusione del rapporto commerciale. I dati personali che dobbiamo archiviare per adempiere ai nostri obblighi di conservazione saranno conservati fino allo scadere del relativo obbligo. Quando archiviamo i dati personali solo per adempiere ai nostri obblighi di conservazione, di norma blocchiamo detti dati in modo che sia possibile accedervi solo nell’ambito della finalità di obbligo di conservazione.

 

 

6. I dati vengono comunicati a terzi? (Categorie di destinatari)

Fondamentalmente, i vostri dati personali vengono trattati solo all’interno della nostra azienda. In base al tipo di dati personali, solo alcuni reparti/unità organizzative hanno accesso ai vostri dati personali. Ne fanno parte in modo particolare i reparti vendite, marketing, acquisti, contabilità e, nel caso di dati trattati tramite la nostra infrastruttura IT, anche il reparto IT in una misura specifica. Tramite un concetto di ruoli e autorizzazioni l’accesso all’interno della nostra azienda è limitato alle funzioni e all’ambito necessario per la relativa finalità del trattamento.

  • Nella misura consentita dalla legge possiamo anche comunicare i vostri dati personali a soggetti terzi esterni alla nostra azienda. Detti destinatari esterni possono in particolare includere
    aziende collegate a cui comunichiamo i dati per finalità amministrative interne;
  • fornitori di servizi da noi incaricati che su una base contrattuale separata ci forniscono servizi che possono anche comprendere il trattamento di dati personali e i subfornitori incaricati da detti fornitori di servizi;
  • enti pubblici e privati, nella misura in cui ci sia imposta la trasmissione dei vostri dati personali in base a obblighi giuridici.

I dati non vengono comunicati a terzi, fatta eccezione per:

  • comunicazione a terzi per la gestione di rapporti contrattuali e di fornitura, ad es. banche, aziende di trasporto/spedizione
  • comunicazione a terzi nell’ambito di marketing e pubblicità per i nostri prodotti e servizi
  • fornitori di servizi nell’ambito del trattamento dati
  • comunicazione a terzi per obblighi di legge, come quelli imposti dalle normative in materia commerciale e finanziaria (ad es commercialista, ufficio delle imposte, autorità, ecc.)

La comunicazione dei dati ad un paese terzo all’interno dell’Unione Europea avviene soltanto quando questa comunicazione dei dati è necessaria per adempiere a un contratto in essere tra noi e voi.

 

 

7. Di quali diritti in materia di protezione dei dati personali disponete?

Ogni interessato ha diritto di accesso ai sensi dell’articolo 15 del RGPD, diritto di rettifica ai sensi dell’articolo 16 del RGPD, diritto alla cancellazione ai sensi dell’articolo 17 del RGPD, diritto di limitazione di trattamento ai sensi dell’articolo 18 del RGPD e diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell’articolo 20 del RGPD. Per esercitare i summenzionati diritti potete rivolgervi all’interlocutore indicato al punto 1. Inoltre sussiste il diritto di proporre reclamo all’autorità competente in materia di protezione dei dati personali (articolo 77 del RGPD). L’autorità di controllo per Dinova GmbH & Co. KG è:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz

- oppure -

Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

Telefono: +49 (0) 6131 208-2449
Fax: +49 (0) 6131 208-2497
E-mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

 

 

8. Inoltre disponete di un diritto di revoca, come illustrato in dettaglio nel prosieguo.

Se ci avete fornito un consenso, la vostra dichiarazione di consenso è volontaria e può essere revocata in qualsiasi momento. Siete stati informati del fatto che la negazione del consenso o la sua revoca non potranno avere per voi alcuna conseguenza negativa. La revoca può essere comunicata in via informale e dovrebbe essere indirizzata al titolare del trattamento (vedere punto 1). In caso di revoca provvederemo alla cancellazione dei vostri dati, fatto salvo il caso in cui venga dimostrata l’esistenza di motivi cogenti per il trattamento.

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